Deelnamereglement

De Refugee Walk is een jaarlijks initiatief van Vluchtelingenwerk Vlaanderen vzw. Het is een sponsortocht van 20 of 40 kilometer. De achtste editie vindt plaats op zondag 8 oktober in en rond Antwerpen. Daarnaast kan je eender waar elke afstand wandelen die je wilt. Elke deelnemer verbindt zich ertoe het deelnamereglement strikt na te leven. Zo zorgen we samen voor een vlot verloop van de Refugee Walk en bewaken we de veiligheid en het welzijn van alle deelnemers. Solidariteit onder de deelnemers en respect voor het landschap staan centraal tijdens de Refugee Walk.

Door in te schrijven verklaart elke deelnemer zich akkoord met onderstaande regels. Lees ze dus goed door voor je inschrijft.

Deelname

  1. De Refugee Walk verwelkomt deelnemers van alle leeftijden. Als je bij de start van de Refugee Walk jonger bent dan 16, stap dan mee in het gezelschap van een ouder of voogd of zorg dat je toestemming van hen op zak hebt.
  2. Elke deelnemer betaalt ofwel 10 euro (als je meewandelt vanuit het centrale evenement in Antwerpen) ofwel 5 euro (als je een eigen route uitstippelt) inschrijvingsgeld. Pas wanneer we je inschrijvingsgeld hebben ontvangen, is je inschrijving aan de Refugee Walk geldig. We maken een uitzondering voor asielzoekers en vluchtelingen: zij mogen gratis deelnemen. Om geen inschrijvingsgeld te moeten betalen kunnen ze een kortingscode aanvragen via refugeewalk@vluchtelingenwerk.be. Vluchtelingenwerk Vlaanderen vzw gebruikt het inschrijvingsgeld voor de organisatiekosten, de logistieke en medische omkadering voor de deelnemers te dekken, alsook een verzekering van de deelnemers voor lichamelijke ongevallen tijdens de tocht. Materiële schade is niet gedekt.
  3. Je kunt individueel inschrijven of met een team. Je mag een ongelimiteerd aantal teamleden toevoegen aan je team.
  4. Elk engagement is definitief en onomkeerbaar. Bij niet-deelname, om welke reden ook, wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald, ook niet wanneer men er niet in geslaagd is voldoende giften in te zamelen.
  5. Elke deelnemer erkent de risico’s die aan de deelname aan een tocht van 20 of 40 km verbonden zijn. Elke deelnemer verklaart dat het zijn eigen verantwoordelijkheid is om te bepalen of hij voldoende fit en gezond is voor een deelname aan de Refugee Walk.
  6. De deadline om in te schrijven is donderdag 5 oktober 23u59. Tegen dan moeten we je inschrijvingsgeld ontvangen hebben.
  7. Elke deelnemer wordt bij inschrijving automatisch ingeschreven voor de nieuwsbrief via e-mail van de Refugee Walk. Elke deelnemer ontvangt op deze manier op geregelde tijdstippen updates en informatie over de Refugee walk. Uitschrijven kan op elk moment.

Het centrale event

  1. De organisatie kan in geval van overmacht (weersomstandigheden, wegenwerken, etc.) op elk moment beslissen om een route te veranderen. Deelnemers worden daarvan op de hoogte gebracht. Deelnemers kunnen in dat geval hun inschrijvingsgeld niet terugvragen.
  2. De organisatie kan in geval van overmacht (weersomstandigheden, wegenwerken, etc.) op elk moment beslissen om 1 of meerdere routes af te schaffen. Deelnemers worden daarvan op de hoogte gebracht. Deelnemende teams kunnen in dat geval een andere route kiezen of hun inschrijvingsgeld terugvragen. De ingezamelde bedragen worden in geen geval terugbetaald.
  3. De organisatie kan in geval van overmacht (weersomstandigheden, etc.) op elk moment beslissen om de volledige Refugee Walk editie af te schaffen. Deelnemers worden daarvan op de hoogte gebracht. Deelnemende teams kunnen in dat geval kiezen om inschrijvingsgeld terug te vragen. De ingezamelde bedragen worden in geen geval terugbetaald.
  4. Door zich in te schrijven voor de Refugee Walk gaat elke deelnemer akkoord met de algemene voorwaarden en privacyregels van Vluchtelingenwerk Vlaanderen. Die voorwaarden zijn te raadplegen op https://www.refugeewalk.be/privacy.
  5. Deelnemers geven Vluchtelingenwerk Vlaanderen de toestemming om foto’s en video’s genomen in het kader van het evenement, te gebruiken voor haar interne en externe communicatie.
  6. Elke deelnemer heeft respect voor de omgeving. Het is niet toegelaten om afval achter te laten op en rond de routes. Wat wordt meegebracht, moet ook meegenomen worden en in vuilbakken gegooid worden.
  7. De organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstallen of materiële schade. Elke deelnemer staat in voor zijn eigen bezittingen

 Giften

  1. Elke team verbindt zich ertoe om minstens 100 euro per deelnemer in te zamelen voor Vluchtelingenwerk Vlaanderen vzw. Als een team dit bedrag niet haalt, kunnen wij hen weerhouden om te starten. We dragen in dit geval het behaalde bedrag over naar de volgende Refugee Walk. De deadline om het minimumbedrag te behalen is vrijdag voor de Refugee Walk om 12h.
  2. Vluchtelingen en asielzoekers mogen geld inzamelen als zij dit willen. Ze zijn hiertoe niet verplicht.
  3. Ingezamelde bedragen moeten gestort worden via de sponsorpagina’s van de Refugee Walk of op de Triodos-rekening van Vluchtelingenwerk Vlaanderen: BE06 5230 8056 2922 (BIC: TRIOBEBB) met de vermelding ‘Refugee Walk + teamnaam’.
  4. Vluchtelingenwerk Vlaanderen is lid van de Vereniging voor Ethiek in de Fondsenwerving (VEF). Alle fondsenwervende activiteiten voor Vluchtelingenwerk Vlaanderen voldoen aan de Ethische Code van VEF.
  5. Als je een gift doet vanaf 40 euro op jaarbasis, heb je recht op een fiscaal attest van Vluchtelingenwerk Vlaanderen. We sturen dat op per post voor april van het volgende jaar en gebruiken daarvoor je adresgegevens. Als je geen fiscaal attest wil, kun je dat laten weten via giften@vluchtelingenwerk.be. Het inschrijvingsgeld is geen gift en telt niet mee voor het fiscaal attest.
  6. Om fiscaal een fiscaal attest te ontvangen en dus fiscaal voordeel te hebben, moet je gift door jou persoonlijk uitgevoerd worden, onder jouw naam en vanuit jouw eigen persoonlijke bankrekening. Vluchtelingenwerk kan geen fiscaal attest uitreiken voor stortingen die de opbrengst vertegenwoordigen van collectieve geldinzamelingen.